Een fout in een callsheet en de kosten van de nieuwe shoot

Het is niet ongewoon dat je klant specifieke wensen, en al een idee over het uiteindelijke plaatje heeft. Dit keer ben je ingehuurd om foto’s te maken met drie voorgeselecteerde modellen. Het materiaal zal op verschillende media worden ingezet, er zijn twee dagen begroot voor de shoot. Je hebt met de opdrachtgever afgesproken dat jij de planning en afronding regelt. 

Op de tweede dag ben je bezig met je camera op te zetten als je opdrachtgever langskomt. Je assistenten zijn bezig met de achtergrond en props, de twee modellen zitten in de make-up. De opdrachtgever loopt naar hen toe voor een kort praatje. “Waar is model 3?”, wordt er ineens gevraagd.

Een prijzige planningsfout

Er zitten maar twee modellen in de make-up stoelen. Je bekijkt nog een keer het callsheet om te zien hoe laat het derde model precies aanwezig zou moeten zijn. Dat is wanneer je tot je grote schrik ziet dat je voor het derde model nooit een starttijd hebt genoteerd, en dat de planning ook niet naar haar is verstuurd omdat het leek alsof ze niet ingepland was voor deze dag. Als je haar agentschap belt is de boodschap kort en krachtig: ze is niet meer beschikbaar vandaag. En de klant had in de deal met jou staan dat ze op de foto staat die bedoeld is voor een advertentie. Dat betekent dat de dag moet worden overgedaan. Kun je die kosten factureren? Ben je ertegen verzekerd?

De gevolgen

Je probeert met spoed de shoot opnieuw in te plannen, en daar zijn uiteraard kosten aan verbonden. De extra dag krijgt een rekening van ongeveer 3000 euro die je niet kan doorberekenen aan je klant. Daarnaast stelt de opdrachtgever jou ook aansprakelijk voor diens eigen kosten. Want doordat de shoot een maand moet worden uitgesteld om de modellen te kunnen boeken, moet hij een nieuwe advertentie in een landelijk bekend tijdschrift kopen. De kosten van een paginagrote foto op pagina 3 in een landelijk tijdschrift met flinke oplage? 12.000 euro. En die rekening legt hij bij jou neer.

Jij contacteert ons. We kunnen je niet helpen met de extra 3000 euro, die is voor je eigen rekening. Maar je beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor fotografen dekt wel de aansprakelijkheidstelling door de klant. De rekening van 12.000 euro, die het faillissement van je bedrijf zou betekenen, die vangen wij voor je op. Nadat jij de claim bij ons hebt ingediend, handelen wij de verdere financiële zaken af. Zo kun jij je focussen op het goed afronden van deze fotosessie en het herstellen van het vertrouwen van je klant.

Wil je meer weten over de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Hiscox? We helpen je graag!

Aan deze voorbeelden kunnen geen rechten worden ontleend. De exacte dekking hangt af van de specifieke omstandigheden van het specifieke geval en de specifieke polis.